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Back Office > Stammdaten

Firmenadresse

Gib unter „Firmendaten“ Deine vollständige Adresse korrekt ein – sie erscheint auf Deinen Rechnungen und ist wichtig für die Lizenzierung Deiner PosBill Kassensoftware.
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Kassen

In dieser Anleitung erfährst du, wie du im Backoffice deines Kassensystems wichtige Kasseneinstellungen vornimmst. Du lernst, welche Felder im Menü „Kasse“ konfigurierbar sind, was sie bedeuten und welche Auswirkungen sie auf den Tagesablauf an der Kasse haben.
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🧭 Schritt 1: Backoffice öffnen



1. Starte das Backoffice deines Kassensystems.
2. Navigiere im Menü auf der linken Seite zum Eintrag „Kasse“.

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⚠️ Schritt 2: Kassenkennung ändern



> Hinweis: Die Kennung der Kasse kann nicht direkt im gezeigten Feld geändert werden!

  • Die Kassenkennung muss manuell über die Datei Config.ini angepasst werden.
  • Nach der Änderung muss das Kassensystem neu gestartet werden, damit die Änderung wirksam wird.

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⚙️ Schritt 3: Parameter, Preisliste und Revier definieren


  • Parameter: Wähle aus einer vordefinierten Liste (z. B. Standard).
  • Preisliste: Hier kannst du optional eine Preisliste zuordnen.
  • Revier: Verwende dieses Feld, um z. B. einen Bereich wie „Innenbereich“ oder „Außenverkauf“ zu kennzeichnen.

Diese Angaben sind optional und können arbeitsplatz- oder benutzerspezifisch überschrieben werden.

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💰 Schritt 4: Anfangsbestand konfigurieren



> Option: „Der eingegebene Anfangsbestand ist kassenübergreifend und nicht benutzerspezifisch“

  • Wenn auf „Ja“ gestellt:

* Beim Anmelden an der Kasse öffnet sich automatisch ein Fenster, in dem der Benutzer den Anfangsbestand eingeben kann.
* Der eingegebene Betrag wird anschließend als Anfangsbestand vorgeblendet, also automatisch in der Kasse übernommen.
  • Wenn auf „Nein“ gestellt:

* Es erfolgt keine automatische Abfrage des Anfangsbestands beim Login.

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📊 Schritt 5: Verhalten gespeicherter Excel-Reports



> Option: „Die als Excel Tabellen gespeicherten Reports sollen beim Programmstart nicht gelöscht werden.“

  • Ja: Gespeicherte Excel-Reports bleiben nach dem Neustart erhalten.
  • Nein: Reports werden beim Neustart automatisch gelöscht.

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🧾 Schritt 6: Bonnummer bei Tageswechsel zurücksetzen



> Option: „Die Bonnummer soll bei jedem Tageswechsel auf 0 zurückgestellt werden.“

  • Ja: Die Bonnummer beginnt jeden Tag wieder bei 0.
  • Nein: Die Bonnummer läuft fortlaufend über mehrere Tage hinweg weiter.

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💾 Schritt 7: Speichern der Einstellungen


  • Klicke oben auf „Speichern“, um alle vorgenommenen Einstellungen zu sichern.
  • Mit „Beenden“ schließt du das Fenster und kehrst ins Hauptmenü zurück.
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Arbeitsplätze

🖥️Arbeitsplätze



In PosBill steht ein Arbeitsplatz für einen einzelnen Kassenterminal oder PC, auf dem die Kassenanwendung genutzt wird.
Jeder Arbeitsplatz kann individuell konfiguriert werden – unabhängig von anderen Kassen, Arbeitsplätzen oder Mitarbeitern.

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🔧 Was kannst du am Arbeitsplatz einstellen?


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Im Menü „Arbeitsplatz“ legst du fest, wie sich dieser einzelne Terminal verhalten soll.
Typische Einstellungen sind:

  • 🖨️ Drucker für Sofortrechnungen
→ Welcher Drucker für Belege verwendet wird

  • 🖥️ Kundendisplay aktivieren
→ Ob ein zweiter Bildschirm für Kunden genutzt wird

  • 📱 Mobile Anbindung
→ Ob dieser Arbeitsplatz mit PosBill mobile gekoppelt ist

  • ⏳ Bildschirm-Reinigungszeit
→ Wie lange der Touchscreen beim Reinigen gesperrt bleibt

  • ⚙️ Parameterdatei & Preisliste
→ Welche Konfigurationen und Preise an diesem Platz gelten sollen

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💡 Tipp: Diese Einstellungen gelten nur für den jeweiligen Arbeitsplatz – du kannst also jeden Terminal individuell anpassen.

> Falls du Fragen hast, melde dich gerne – ich helfe dir weiter! 🚀
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Personal

Über den Button (Personal) gelangen Sie in das Personalmenü, auf den folgenden Seiten erfahren Sie mehr über die Funktionsbuttons: Mitarbeiter, Benutzergruppen, Berechtigung, Arbeitsprotokoll und Nachrichten.
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TSE

Die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) ist ein gesetzlich vorgeschriebenes Modul zur manipulationssicheren Aufzeichnung von Kassenvorgängen gemäß der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV). In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie die TSE in PosBill integriert wird, eingerichtet und genutzt wird, um allen gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.
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Kassenmeldung

🧾 Anleitung: Kassenmeldung



Ab dem 1. Juli 2025 gilt in Deutschland die Kassenmeldepflicht. Das bedeutet: Jede elektronische Kasse muss innerhalb eines bestimmten Zeitraums beim Finanzamt registriert werden. Mit dem PosBill-Kassenmelde-Wizard erledigst Du das schnell und unkompliziert.

Diese Anleitung zeigt Dir Schritt für Schritt, wie Du dabei vorgehst – von der Vorbereitung über die Eingabe bis hin zum Versand der Daten an ELSTER oder Deinen Steuerberater.

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📌 Voraussetzungen & Fristen



Bevor wir loslegen, beachte folgende Fristen:

  • Kassen, die vor dem 1. Juli 2025 in Betrieb genommen wurden, müssen bis spätestens 31. Juli 2025 gemeldet werden.
  • Kassen, die ab dem 1. Juli 2025 in Betrieb genommen werden, müssen innerhalb eines Monats nach Inbetriebnahme gemeldet werden.

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🧠 Schritt 1: Hinweis nach dem ersten Kassenabschlag beachten



Nach dem ersten Kassenabschlag mit der neuen PosBill-Version erscheint ein Hinweis zur Kassenmeldung.

🔔 Was Du tun kannst:

  • „Verstanden“ klicken: Der Hinweis erscheint erneut beim nächsten Abschlag.
  • „Nicht mehr anzeigen“ klicken: Die Erinnerung wird deaktiviert.
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🔐 Schritt 2: Kassenmeldung starten (E-Mail & Passwort)



👉 So startest Du den Meldevorgang:



1. Gehe im Backoffice auf:
Stammdaten → Kassenmeldung
2. Gib Deine E-Mail-Adresse ein.
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Diese Adresse wird verwendet für:

* Den Versand Deiner XML-Datei
* Die Zustellung des Passworts
* Den Sicherheitscode beim Login

❗ Wichtig: Die E-Mail-Adresse lässt sich später nicht mehr ändern.
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3. Du erhältst eine Bestätigungsmeldung mit Passwort und drei Optionen zum Öffnen des Online-Formulars:

* QR-Code mit dem Handy scannen
* „Interner Browser“ in PosBill verwenden
* „Webbrowser“ öffnet das Formular im Standardbrowser
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🔧 Sonderfall: Fehlende TSE-Daten?



Wenn beim Kassenabschlag die Meldung „fehlende TSE-Daten“ erscheint, gehe wie folgt vor:

1. Kasse starten
2. Backoffice öffnen
3. Signatur.exe beenden (Schlüsselsymbol in Taskleiste → Rechtsklick → „Signatur beenden“ → mit „Ja“ bestätigen)
4. Gehe zu Stammdaten → TSE → Speichern
→ Warte, bis zweimal die Meldung erscheint: „Änderungen gespeichert“

Dann sollte die E-Mail-Abfrage korrekt erscheinen.
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📝 Schritt 3: Online-Formular ausfüllen



🔑 Anmeldung


  • Melde Dich mit dem erhaltenen Passwort und dem Sicherheitscode an.
  • Der Sicherheitscode ist 60 Minuten gültig und kann danach neu angefordert werden.

🧾 Formularbereiche



Du siehst nun die folgenden Reiter:

1. Firmendaten
2. Steuerangaben
3. TSE-Informationen
4. Absenden

💡 Hinweis:

  • Bereits im System vorhandene Daten werden automatisch übernommen.
  • Leere Felder musst Du selbst ergänzen.

❓ Tipp: Bei Unsicherheiten sprich mit Deinem Steuerberater.
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🛠️ Schritt 4: TSE-Informationen ergänzen



In diesem Abschnitt musst Du für jeden Arbeitsplatz folgende Infos angeben:

  • Marke
  • Modell
  • Erwerbsdatum

Standardmäßig ist „N/A“ eingetragen. Klicke auf das Stift-Symbol rechts neben dem Feld, um die Angaben zu bearbeiten.

📌 Beispiel:

  • Hersteller: PosBill GmbH
  • Modell: Colormetrics P1000
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📤 Schritt 5: Prüfen & Absenden



Im Reiter „Absenden“ überprüfst Du alle Daten noch einmal.

1. Lies die Allgemeinen Geschäftsbedingungen
2. Akzeptiere sie
3. Klicke auf „E-Mail senden“
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🧾 Schritt 6: XML-Datei für ELSTER herunterladen



Nach dem Absenden kannst Du:

  • Die Angaben als XML-Datei (für ELSTER) oder
  • Als PDF-Dokument herunterladen

Außerdem erhältst Du automatisch eine E-Mail mit:

  • Der XML-Datei für ELSTER
  • Der PDF-Datei mit allen Daten
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Kassenmeldung Protokoll

📋 Anleitung: Kassenmeldungsprotokoll im PosBill Backoffice anzeigen



In dieser Anleitung erfährst du, wie du im PosBill Backoffice das Kassenmeldeprotokoll einsehen und prüfen kannst. Diese Funktion hilft dir dabei, nachvollzuziehen, wann und von wem Kassendaten an das Online-Formular übermittelt wurden.

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🧭 Schritt 1: Navigiere ins Kassenmeldung Protokolle



1. Starte dein PosBill Backoffice.
2. Klicke im Hauptmenü auf Stammdaten.
3. Wähle den Punkt „Kassenmeldung Protokoll“ aus.

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🕓 Schritt 2: Protokolleinträge prüfen



Im Fenster „Kassenmeldung Protokoll“ findest du eine tabellarische Übersicht mit folgenden Spalten:

  • Datum: Wann die Meldung gesendet wurde
  • Mitarbeiter: Wer die Meldung ausgelöst hat
  • Infotext: Status und ID der Übermittlung

Beispiel:

03.06.2025 16:02:20  |  Manager  |  Kassendaten wurden an das Online Formular übermittelt ID: 4  

03.06.2025 16:02:44  |  Manager  |  Kassendaten wurden an das Online Formular übermittelt ID: 6


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🔄 Schritt 3: Ansicht aktualisieren



Wenn du neuere Meldungen sehen möchtest:

1. Klicke unten links auf „Aktualisieren“.
2. Das System lädt alle aktuellen Übertragungen nach.

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❌ Schritt 4: Fenster schließen



Wenn du fertig bist, kannst du das Protokoll einfach mit einem Klick auf „Abbrechen“ schließen.
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