Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Lizenzierung und Einstellung der DATEV XML-Schnittstelle im Kassensystem

In dieser Anleitung erfährst du, wie du die DATEV XML-Schnittstelle in deinem Kassensystem aktivieren und die dazugehörigen Einstellungen im Backoffice vornehmen kannst. Folge den Schritten sorgfältig, um sicherzustellen, dass alles reibungslos funktioniert.

📝 1. Lizenzierung der Kassensoftware

1. Versionsanforderung prüfen
Stelle sicher, dass deine Kassensoftware mindestens die Version 16.0.25.3 hat, um die DATEV XML-Schnittstelle nutzen zu können.

2. Lizenzierung starten
- Wähle die DATEV XML-Schnittstelle während der Lizenzierung deiner Kassensoftware aus.

3. Internetverbindung sicherstellen
- Vergewissere dich, dass deine Kasse während der Eingabe der Lizenznummer mit dem Internet verbunden ist.

4. Aktivierung im Backoffice
- Führe die Aktivierung der Schnittstelle im Backoffice erst nach einem erfolgreichen Kassenabschlag durch.

5. Datenexport beachten
- Beachte, dass nur Daten nach dem ersten erfolgreichen Export (automatisch oder manuell) verfügbar sind. Ältere Daten können nicht exportiert werden.
- Beispiel: Wenn die Kasse seit dem 01.01.2019 im Einsatz ist und der Export am 01.02.2019 aktiviert wird, enthält der Export nur die Daten ab dem 01.02.2019.

⚙️ 2. Einstellungen im Backoffice

1. DATEV Menü anzeigen
- Nach erfolgreicher Lizenzierung findest du im Backoffice den Punkt DATEV mit den Unterpunkten Datev XML und XML Protokoll.

2. XML Protokoll prüfen
- Im Unterpunkt XML Protokoll kannst du alle durchgeführten XML-Exporte einsehen.

3. Export-Einstellungen festlegen
- Im Menüpunkt Datev XML kannst du die Einstellungen für den Export vornehmen.

4. Kassenbucheinträge einbeziehen
- Wenn du das Kassenbuch verwendest, aktiviere den Punkt „Kassenbucheinträge sollen mit übertragen werden“.

5. Exportoption wählen
- Kläre mit deinem Steuerberater, welche Daten im Export enthalten sein sollen, und wähle folgendes:
- Nur Rechnungsendsumme: Nur die Zusammenfassung der MwSt.-Sätze.
- Warengruppenerlös: Artikel einer gleichen Warengruppe werden zusammengefasst.
- Einzelaufführung: Artikel werden einzeln in der Rechnung aufgeführt.



6. Exportpfad und Zeitraum bestimmen
- Im Untermenü Export kannst du den Speicherpfad für die Exportdatei und den zu exportierenden Zeitraum festlegen.
- Verwende das Dropdown-Menü, um zwischen bereits exportierten und nicht exportierten Einträgen zu unterscheiden.

7. Automatischen Export aktivieren
- Aktiviere den DATEV XML-Export unter Arbeitsplatz → ZusatzModule, wenn der Export automatisch beim Kassenabschlag durchgeführt werden soll.

Jetzt bist du bereit, die DATEV XML-Schnittstelle effektiv zu nutzen! Beachte alle Schritte genau, um sicherzustellen, dass deine Daten korrekt exportiert werden.

🔓 Bereich: Netzwerksperre aufheben

Mit der Funktion Netzwerksperre aufheben kannst Du gesperrte Vorgänge in der Kasse wieder freigeben – zum Beispiel, wenn ein Vorgang fälschlicherweise als „von einem anderen Anwender bearbeitet“ angezeigt wird.
Das passiert häufig, wenn ein Vorgang offen war und es zu einem Stromausfall oder Absturz kam. In diesem Fall wird der Vorgang nicht ordnungsgemäß geschlossen und bleibt im System blockiert.

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🔍 So gelangst Du zur Funktion

1. Öffne im Hauptmenü den Bereich „Tools“.
2. Klicke auf „Netzwerksperre aufheben“.

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📌 Ablauf:

1. Wichtiger Hinweis:
Vor dem Ausführen alle Kassen und Druckerüberwachungen beenden, um Datenbankfehler zu vermeiden.
2. Klicke auf „Funktion ausführen“.

3. Option Druckaufträge löschen:
- Nach dem Aufheben der Sperren kannst Du wählen, ob bestehende Druckaufträge ebenfalls gelöscht werden sollen.
- ⚠ Stelle sicher, dass alle Bons, Listen und Rechnungen bereits gedruckt wurden, da diese sonst verloren gehen.

4. Bestätige mit „Ja“ oder „Nein“.
5. Der gesperrte Vorgang ist nun wieder aktiv.

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💡 Tipp: Diese Funktion nur verwenden, wenn Du sicher bist, dass der Vorgang nicht mehr von einem anderen Nutzer tatsächlich bearbeitet wird.

🗜 Bereich: Datenbank komprimieren

Mit der Funktion Datenbank komprimieren kannst Du die Datenbank reorganisieren und optimieren.
Dadurch werden überflüssige Speicherbereiche entfernt und die Performance des Kassensystems kann verbessert werden.

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🔍 So gelangst Du zur Funktion

1. Öffne im Hauptmenü den Bereich „Tools“.
2. Klicke auf „Datenbank komprimieren“.

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📌 Ablauf:

1. Es erscheint die Abfrage:
„Soll die Datenbank jetzt komprimiert werden? Dieser Vorgang kann einige Minuten dauern.“

2. Klicke auf „Komprimierung starten“, um den Vorgang zu beginnen.
- Während der Komprimierung ist das System kurzzeitig nicht verfügbar.
3. Warte, bis der Vorgang abgeschlossen ist.
4. Danach kann das System wieder wie gewohnt genutzt werden.

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💡 Tipp: Führe diese Funktion regelmäßig außerhalb der Stoßzeiten aus, um die Arbeit nicht zu unterbrechen.

💽 Datensicherung & Rücksicherung in PosBill

In dieser Anleitung erfährst du, wie du automatische Backups aktivierst, eine Sicherung durchführst und bei Bedarf eine Rücksicherung startest. Damit schützt du deine Kassen- und Stammdaten zuverlässig vor Datenverlust.

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🛠️ Schritt 1 – Backup-Menü öffnen

1. Öffne im Hauptmenü den Bereich Tools
2. Wähle Datensicherung und Restore durchführen

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💾 Schritt 2 – Backupeinstellungen festlegen

1. Klicke links auf Datensicherung
2. Lege den Speicherort der Sicherungsdatei fest
→ Am besten extern (USB-Stick, NAS, Netzwerkpfad)
3. Vergib einen Dateinamen (wird automatisch vorgeschlagen)
4. Option aktivieren:
✅ „Datenbank immer vor dem Tagesabschluss sichern“
5. Optional:
☁️ „Die Daten sollen zusätzlich in ein Cloud-Verzeichnis gesichert werden“
6. Speichere die Einstellungen mit Speichern
7. Manuelle Sicherung durchführen mit Sicherung starten

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☁️ Schritt 3 – Cloud Backup Option (optional)

Wenn du regelmäßig eine Cloud oder Netzwerkfreigabe nutzt:

1. Menüpunkt Cloud Backup
2. Aktivieren:
✅ „Beim Tagesabschluss soll automatisch ein Taxonomie-Backup erzeugt werden.“

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🔐 Schritt 4 – TSE-Backup prüfen

• Standard: Teilbackup (schneller, weniger Speicher)
  
• Optional:

✅ „Das tägliche Backup soll immer ein vollständiges Backup sein.“

⚠️ Wichtiger Hinweis:
Deaktiviere niemals dauerhaft die TSE-Backup-Funktion!
→ Sonst keine Sicherung der fiskalischen Daten mehr → nicht gesetzeskonform!

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🔄 Schritt 5 – Rücksicherung durchführen (Restore)

Nutze die Rücksicherung nur, wenn du die Daten wirklich ersetzen musst:

1. Menüpunkt Rücksicherung
2. Sicherungsdatei auswählen (.fbk)
3. Klick auf Rücksicherung starten

⚠️ Achtung!
Dabei werden alle aktuellen Daten überschrieben → nicht rückgängig machbar!

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✅ Empfehlungen & Hinweise

| Empfehlung | Warum? |
|-----------|--------|
| Backups auf externen Datenträgern speichern | Schutz bei Hardware-Defekten |
| Automatische Sicherung aktiv lassen | GoBD-Sicherheit & Minimierung des Datenverlusts |
| TSE-Backups regelmäßig prüfen | Gesetzliche Vorschrift |
| Regelmäßig Test-Restore durchführen | Sicherstellen, dass Dateien verwendbar sind |

💡 Tipp:
Mindestens drei Sicherungsversionen an getrennten Orten speichern ✔️

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🎯 Mit diesen Einstellungen ist deine PosBill-Kasse prüfsicher und ausfallsicher!

🖥 Bereich: Kundendisplay auf Zweitmonitor

Mit der Funktion Kundendisplay auf Zweitmonitor kannst Du den zweiten Bildschirm an der Kasse individuell gestalten – z. B. mit Hintergrundbildern, Laufschriften, einer Diaschau, einem Video oder einer Webseite.
So kannst Du während des Bezahlvorgangs Kunden gezielt Werbung, Informationen oder den Kassenbon anzeigen.

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🔍 So gelangst Du zur Funktion

1. Öffne im Hauptmenü den Bereich „Tools“.
2. Klicke auf „Kundendisplay auf Zweitmonitor“.

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📌 Funktionen im Überblick

1. Grundeinstellungen

• Erster Befehl – Legt fest, welche Aktion direkt beim Start des Kundendisplays ausgeführt wird.

Beispiele:
- Video starten → Spielt automatisch das hinterlegte Video ab (lokal oder aus dem Internet).
- Hintergrundbild laden → Zeigt ein festes Hintergrundbild.
- Rolltext starten → Startet automatisch den rollenden Infotext.
- Laufschrift starten → Zeigt eine horizontale Laufschrift an.

⚠ Hinweis: Video oder Webseite können nicht gleichzeitig mit Laufschrift/Rolltext angezeigt werden – hier musst Du Dich für eine Variante entscheiden.

• Zweiter Befehl – Wird nach dem ersten Befehl ausgeführt, z. B. um ein Hintergrundbild nach einem Video zu laden oder von einem Video zu einer Laufschrift zu wechseln.

• Hintergrundbild auswählen – Bestimme ein Bild, das angezeigt werden soll (optional).
  
• Schriftart und -farbe für Laufschrift oder Rolltext festlegen.
  
• Position der Laufschrift bestimmen (oben, mitte oder unten).
  
• Texteingabe für den angezeigten Text.

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2. Diaschau, Video oder Internetseite

• Im Reiter „Diaschau Video Internet“ kannst Du:

- Eine Diaschau aus mehreren Bildern zusammenstellen (inkl. Anzeigedauer).
- Ein Video hinterlegen (Format AVI oder MP4).
- Eine Webseite festlegen, die angezeigt werden soll.

• Video endlos abspielen aktivieren, falls das Video in Dauerschleife laufen soll.

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3. Anzeige der Postenliste (Reiter „Kundendisplay“)

• Farben und Verläufe für die Anzeigeelemente einstellen.
  
• Schriftarten und Farben für Beträge und Texte anpassen.
  
• Individuelle Texte für „Summe“, „gegeben“ und „Rückgeld“ festlegen.
  
• Anzahl der Zeilen bestimmen.

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💡 Tipp:
Plane Erster Befehl und Zweiter Befehl so, dass der Kunde zuerst einen aufmerksamkeitsstarken Inhalt sieht (z. B. ein kurzes Werbevideo) und danach eine informative Anzeige (z. B. Postenliste mit Hintergrundbild).

🏁 Kasse für den Echtbetrieb vorbereiten

In dieser Anleitung erfährst Du, wie Du Deine Kasse für den Echtbetrieb vorbereitest.
Dabei entscheidest Du, ob Du nur Test-Bewegungsdaten entfernen möchtest oder das System komplett neu aufsetzen willst.

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🔍 Aufruf der Funktion

1. Öffne im Hauptmenü den Bereich Tools
2. Wähle „Kasse für Echtbetrieb vorbereiten“

3. Das entsprechende Fenster öffnet sich

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📌 Auswahlmöglichkeiten

✅ Option 1 – Bewegungsdaten des Testzeitraums löschen (empfohlen)

🗂 Was wird gelöscht?

• Tischvorgänge
  
• Rechnungen
  
• Bewegungsdaten bis zu einem ausgewählten Datum

📦 Was bleibt erhalten?

• Stammdaten (Artikel, Hauptgruppen, Untergruppen, Einstellungen)

🛠 Zusatzoptionen

• Arbeitsdatum auf Rechnersystemdatum setzen
  
• Nummernkreise zurücksetzen (z. B. Rechnungsnummern wieder ab 1)

📅 Wann solltest Du das machen?

• Nach der Einrichtung der Kasse
  
• Wenn Testbestellungen / Testrechnungen erstellt wurden
  
• Bevor der echte Geschäftsbetrieb beginnt

👉 Perfekt, um nach einer Schulung oder Testphase mit sauberen Bewegungsdaten zu starten.

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🚨 Option 2 – Komplett-Reset (alle Daten löschen)

❌ Folgende Daten werden unwiderruflich gelöscht:

• Bewegungsdaten
  
• Stammdaten
  
• Alle System- und Geräteeinstellungen

🔄 Danach:

• Startet der Einrichtungsassistent wie bei einer Erstinstallation

📅 Wann solltest Du das machen?

• Bei kompletter Neuinstallation
  
• Wenn das System für einen neuen Betrieb eingesetzt wird
  
• Wenn die Einrichtung komplett neu durchgeführt werden soll

⚠ Nur verwenden, wenn wirklich alles von vorne starten soll!

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▶ Funktion ausführen

1. Gewünschte Option auswählen
2. Einstellungen prüfen (Datum, Nummernkreise usw.)
3. Auf „Funktion ausführen“ klicken
4. Warten, bis der Vorgang vollständig abgeschlossen ist

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💡 Kurzfazit
| Option | Einsatzempfehlung |
|--------|------------------|
| ✅ Bewegungsdaten löschen | Start in den Echtbetrieb nach Testphase |
| 🚨 Alles löschen | System komplett neu aufsetzen |

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💡 Tipp:
Option 1 ist fast immer die richtige Wahl – Option 2 ist nur für einen kompletten Neuanfang gedacht.

TeamViewer starten

Mit dieser Option wird automatisch ein Browserfenster geöffnet und das Fernwartungs-Tool TeamViewer von der PosBill-Webseite geladen.
Dieses Tool ermöglicht es den Support-Mitarbeitern, nach deiner Freigabe direkt auf dein Kassensystem zuzugreifen, um Fehler zu beheben oder Einstellungen vorzunehmen.

⚠ Wichtig:

• Starte diese Funktion nur, wenn du ausdrücklich von einem PosBill-Support-Mitarbeiter dazu aufgefordert wirst.
  
• Während der Fernwartung solltest du an der Kasse keine eigenen Eingaben tätigen, um Konflikte zu vermeiden.

🗂️ Anleitung: Exportfunktionen im PosBill Backoffice nutzen

In dieser Anleitung zeigen wir dir, wie du im PosBill Backoffice verschiedene Exportfunktionen aufrufen kannst – z. B. um Adressen, Artikel oder Buchhaltungsdaten zu exportieren.
Die Anleitung führt dich vom Hauptmenü bis zu den einzelnen Exportoptionen.

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⚙️ Schritt 1: Öffne den Bereich „Tools“

1. Starte das PosBill Backoffice.
2. Klicke im oberen Menü auf den Reiter „Tools“.
3. Es öffnet sich das Tool-Menü mit verschiedenen Verwaltungsoptionen.

📁 Schritt 2: Exportmenü aufrufen

1. Suche in der Übersicht nach dem Button „Export“ (Symbol: gelber Ordner mit Pfeil nach oben).
2. Klicke auf „Export“, um in das Export-Untermenü zu gelangen.

📦 Schritt 3: Exportart auswählen

Im Exportbereich findest du mehrere Optionen.
Hier kannst du auswählen, welche Daten du exportieren möchtest:

• 📇 Adressenexport – exportiert Kundendaten und Adresslisten.
  
• 🏷️ Artikelexport – exportiert deine Artikelstammdaten.
  
• 📊 Datenexport – allgemeiner Export für verschiedene Datensätze.
  
• 📘 FiBu-Export – für die Finanzbuchhaltung relevante Daten.
  
• 📑 DATEV EXIT-Export – zur Übertragung an DATEV (z. B. für den Steuerberater).
  
• 🧾 Taxonomie-Export – für spezielle steuerliche Strukturen und Daten.

👉 Klicke auf die gewünschte Exportart, um den jeweiligen Exportvorgang zu starten.

🔙 Schritt 4: Zurück oder Beenden

• Mit „Zurück“ kommst du wieder ins vorherige Menü.
  
• Mit „Beenden“ schließt du das Exportmenü.

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💡 Tipp:

Bevor du Exporte durchführst, solltest du regelmäßig eine Datensicherung durchführen.
Diese findest du ebenfalls unter Tools → Datensicherung und Restore durchführen.

Die Signatureinheit ist in Österreich vom Gesetztgeber vorgeschrieben um sie zu aktivieren muss im Windows Betriebssystem die Regionaleinstellung auf (Deutsch/Österreich) eingestellt sein. Erst mit dieser Einstellung werden die zwei Konfigurationspunkte sichtbar.