IIn dieser Anleitung zeigen wir Dir Schritt für Schritt, wie Du neue Mitarbeiter – in Deinem Kassensystem unter Stammdaten > Personal > Mitarbeiter anlegst.
Du erfährst außerdem, wie Du ein sicheres, aber schnelles Passwort für die Anmeldung vergibst und wo Du persönliche Daten des Mitarbeiters eintragen kannst.

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🔐 Schritt 1: Mitarbeiter im Kassensystem anlegen

1. Gehe ins Menü „Stammdaten“
Öffne das Hauptmenü Deines Kassensystems und wähle den Punkt Stammdaten aus.


2. Wechsle zu „Personal“ und dann zu „Mitarbeiter“
Klicke dort auf Personal und anschließend auf Mitarbeiter, um die Übersicht aller angelegten Angestellten zu sehen.


3. Neuen Mitarbeiter hinzufügen
Klicke auf „Neu“ oder „Mitarbeiter hinzufügen“, um einen neuen Datensatz zu erstellen.


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🧾 Schritt 2: Berechtigungen und Passwort festlegen

📝 Schritt 1: Kennung und Kurzzeichen vergeben

• Trage unter „Kennung des Mitarbeiters“ den Namen oder die Funktion ein (z. B. Manager).
  
• Vergib ein Kurzzeichen für Korrespondenz (z. B. Initialen wie AB). Dieses wird für interne Abläufe und Belege verwendet.

🧾 Schritt 2: Berechtigungen und Passwort festlegen

1. Berechtigungen zuweisen
- Wähle die passende Berechtigungsgruppe (z. B. Kellner oder Manager).

2. Passwort vergeben
- Lege ein 3- bis 4-stelliges Zahlencode-Passwort fest (z. B. 1234).
- Nur dem Mitarbeiter und ggf. dem Manager bekannt geben.

3. Sprache festlegen
- Wähle die gewünschte Menüsprache (z. B. Deutsch).

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🧾 Schritt 3: Weitere Angaben

• Falls gewünscht, kannst du eine Textzeile für den Mitarbeiter eintragen, die später auf Rechnungen erscheint.

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📞 Schritt 4: Kommunikationsdaten hinterlegen

• Trage bei Bedarf die Kontaktdaten des Mitarbeiters ein:

- Telefon
- Telefax
- Handy
- E-Mail

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🧍‍♂️ Schritt 3: Persönliche Daten eintragen

1. Adresse und Kontaktdaten eintragen
Unter dem Reiter „Adresse“ kannst Du die Wohnadresse des Mitarbeiters eintragen.

2. Weitere persönliche Informationen ergänzen
Im Bereich „Persönliche Daten“ kannst Du z. B. Telefonnummer, Geburtsdatum oder Notfallkontakte ergänzen.

3. Verwaltungsdaten hinzufügen
Trage weitere interne Informationen ein, z. B.: Personalnummer, Steuernummer, Eintrittsdatum.

4. Einstellungen festlegen
Unter dem Reiter „Einstellungen“ kannst Du Funktionen und Rollen zuweisen, z. B.: Rolle/Funktion, Schlüsselnummer, Rechteverwaltung.

5. Arbeitszeitkonto prüfen und pflegen
Wurde die Arbeitszeiterfassung im Backoffice unter „Stammdaten“ - „Arbeitsplätze“ aktiviert, kannst du in diesem Bereich die Arbeitszeiten jedes einzelnen
Kellners nachvollziehen, sowie die Arbeitszeiten manuell eintragen. Du hast eine Filtermöglichkeit um den Zeitraum der Anzeige zu begrenzen.
Ebenso gibt es die Möglichkeit die Liste auszudrucken.

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✅ Fertig!

Sobald alle Daten erfasst sind, speichere den Mitarbeiterdatensatz ab.
Der neue Mitarbeiter kann sich nun mit seiner PIN am System anmelden und erhält genau die Berechtigungen, die Du ihm zugewiesen hast.

In dieser Anleitung erfährst Du, wie Du in Deinem Kassensystems Benutzergruppen anlegst und diesen gezielt Rechte zuweist oder entziehst. Das ist wichtig, um sicherzustellen, dass Mitarbeitende nur auf die Funktionen zugreifen können, die sie für ihre Aufgaben benötigen.

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🧭 So findest Du den Weg zur Benutzergruppen-Verwaltung

📂 Navigiere im Backoffice folgendermaßen:

Stammdaten → Personal → Benutzergruppen

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🛠️ Schritt-für-Schritt-Anleitung

1️⃣ Neue Benutzergruppe anlegen

• Klicke im geöffneten Fenster auf „Neu Leer“, um eine neue Gruppe zu erstellen.
  
• Gib im Feld „Kennung“ einen eindeutigen Namen für die Gruppe ein (z. B. Mitarbeiter).
  
• Trage unter „Kommentar“ eine Beschreibung ein (z. B. Eingeschränkte Rechte), damit Du später weißt, wofür diese Gruppe gedacht ist.

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2️⃣ Benutzergruppe speichern

• Klicke auf die Schaltfläche „Speichern“, um Deine Eingaben zu sichern.

💡 Tipp

Bevor Du Benutzergruppen erstellst, überlege genau, welche Rollen in Deinem Betrieb existieren (z. B. Service, Küche, Verwaltung) und welche Funktionen sie tatsächlich benötigen. So verhinderst Du unnötige Zugriffe und schützt sensible Daten.

🛠️ Schritt-für-Schritt-Anleitung: Berechtigungen bearbeiten

1️⃣ Berechtigungen öffnen

• Gehe im Backoffice zu:

Hauptmenü → Stammdaten → Personal → Berechtigung

• Wähle die gewünschte Benutzergruppe aus, deren Rechte Du anpassen möchtest.

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2️⃣ Rechte zuweisen oder entziehen

• Dir wird eine Liste mit Systemfunktionen und Bereichen angezeigt.
  
• Jede Funktion besitzt ein Kontrollkästchen:

* ✅ Häkchen gesetzt = Zugriff erlaubt
* ⬜ Feld leer = Zugriff verweigert

👉 Typische Berechtigungen, die angepasst werden können:

• 🟢 Kasse starten
  
• 🔴 Kasse beenden
  
• 💼 Zugriff auf Front-Office-Funktionen (z. B. Artikel buchen, Zahlungen entgegennehmen)
  
• 🖥️ Zugriff auf Back-Office-Funktionen (z. B. Berichte, Stammdaten, Einstellungen)

➡️ Aktiviere nur die Rechte, die für die jeweilige Rolle im Unternehmen notwendig sind.

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3️⃣ Änderungen speichern

• Klicke nach dem Anpassen der Rechte unbedingt auf „Speichern“, damit Deine Änderungen übernommen werden.
  
• Beachte: Geänderte Rechte werden erst nach einer erneuten Anmeldung wirksam.

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💡 Tipp

Lege zuerst eine Mindest-Rechtegruppe mit nur den nötigsten Zugriffen an (z. B. für Aushilfen) und erweitere die Rechte gezielt.
So bleibt Dein System sicher und gleichzeitig übersichtlich.

🧾 Anleitung: So nutzt Du das Arbeitsprotokoll im Kassensystem

In dieser Anleitung erfährst Du, wie Du das Arbeitsprotokoll im Kassensystem über das Backoffice findest und nutzt. Damit kannst Du nachvollziehen, wer wann welche Aktionen durchgeführt hat – z. B. Kasse gestartet, Kasse beendet oder andere Aktivitäten.

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🧑‍💼 Schritt 1: Navigiere zu den Stammdaten

1. Klicke im Backoffice auf „Stammdaten“.
2. Wähle den Unterpunkt „Personal“ aus.

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📋 Schritt 2: Arbeitsprotokoll aufrufen

1. Im Bereich „Personal“ findest Du die Option „Arbeitsprotokoll“.
2. Klicke darauf, um alle protokollierten Aktivitäten einzusehen.



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🔎 Schritt 3: Nach Zeitraum und Mitarbeiter filtern

• Wähle im oberen Bereich den Zeitraum (Von–Bis), den Du einsehen möchtest.
  
• Optional kannst Du nach einem bestimmten Mitarbeiter filtern.
  
• Über die Freitextsuche kannst Du gezielt nach Stichwörtern suchen.

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📑 Schritt 4: Protokolleinträge prüfen

In der Übersicht siehst Du alle protokollierten Vorgänge. Angezeigt werden:

• 📅 Datum/Uhrzeit
  
• 👤 Mitarbeiter
  
• 📝 Infotext (z. B. „Kasse gestartet“ oder „Kasse beendet“)

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🖨️ Schritt 5: Protokoll drucken

• Mit „Vorschau“ kannst Du Dir die Einträge vorab ansehen.
  
• Über „Drucker auswählen“ legst Du den Ausgabedrucker fest.
  
• Mit „Drucken“ gibst Du die Liste direkt aus.

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✅ Fazit

Das Arbeitsprotokoll verschafft Dir einen klaren Überblick über alle Aktivitäten im Kassensystem.
Es ist besonders hilfreich, um Unstimmigkeiten oder Fehlerquellen schnell nachzuvollziehen.

💬 Nachrichten an Mitarbeiter senden – So geht's!

Mit dem Nachrichtenmodul in Deinem Kassensystem kannst Du wichtige Informationen direkt an Deine Mitarbeiter senden.
Die Nachricht erscheint automatisch, sobald sich ein Mitarbeiter anmeldet.
So stellst Du sicher, dass alle relevanten Infos rechtzeitig ankommen.

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🛠️ Schritt-für-Schritt Anleitung

🧭 1. Navigation im Backoffice

• Melde Dich im Backoffice an.
  
• Gehe über den Pfad:

Hauptmenü → Stammdaten → Personal → Nachrichten

• Hier kannst Du neue Nachrichten erstellen oder bestehende verwalten.

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📝 2. Neue Nachricht erstellen

• Klicke auf „Neue Nachricht“.
  
• Gib einen Titel (Überschrift) und den Nachrichtentext ein.
  
• Du kannst den Text formatieren (Fett, Kursiv, Unterstrichen, Schriftgröße, Schriftart).

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⏰ 3. Zeitpunkt festlegen

• Bestimme Datum und Uhrzeit, ab wann die Nachricht angezeigt werden soll.
  
• So wird sie z. B. direkt beim Login am definierten Tag eingeblendet.

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👤 4. Empfänger auswählen

• Wähle gezielt einzelne Mitarbeiter oder ganze Gruppen (z. B. Kellner, Küche).
  
• Setze dazu einfach ein Häkchen bei den gewünschten Empfängern.

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📋 5. Nachrichtenstatus überwachen

• Unter „Nachrichten verwalten“ kannst Du jederzeit einsehen:

- ob die Nachricht angezeigt wurde,
- ob sie vom Mitarbeiter quittiert/gelesen wurde,
- und welche Mitarbeiter die Nachricht erhalten sollen.

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🧹 6. Nachrichten verwalten

• Ältere oder erledigte Nachrichten kannst Du:

- als erledigt markieren,
- löschen oder
- bei Bedarf bearbeiten (z. B. Anzeigedatum ändern).

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✅ Tipp

Nutze die Nachrichtenfunktion für:

• Dienstpläne oder Schichtwechsel
  
• Hinweise zu Sonderaktionen oder Tagesangeboten
  
• Interne Abläufe wie Kassenabschlüsse oder Hygieneregeln