📧 Automatischen E-Mail-Versand für Kassenreports einrichten

In dieser Anleitung erfährst Du, wie Du den automatischen Versand von Abschlags- und Kassenreports per E-Mail einrichtest. Damit stellst Du sicher, dass wichtige Auswertungen automatisch an eine gewünschte E-Mail-Adresse gesendet werden – ganz ohne manuelles Eingreifen.

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📝 Schritt 1: E-Mail-Adresse und Versandoptionen festlegen

1. Melde Dich im Backoffice Deines Kassensystems an.
2. Gehe im Menü zu Hauptmenü → Stammdaten → Kassen.

3. Wähle den gewünschten Kasseneintrag und öffne den Bereich „E-Mail Versand“.

4. Trage die E-Mail-Adresse ein, an die die Reports gesendet werden sollen.

5. Lege fest, was versendet werden soll:

- Alle Abschläge (inkl. Mitarbeiterabschläge)
- Nur Kassenabschläge
- Nur Tages- und Monatsberichte der Kasse
6. Bestimme, wie die E-Mail versendet wird:

- Nur Text
- Text und Excel-Tabelle als Anhang
- Nur Excel-Tabelle als Anhang
7. Klicke auf Speichern.

> 🔔 Tipp: Stelle sicher, dass die eingetragene E-Mail-Adresse korrekt ist und regelmäßig überprüft wird.

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💻 Schritt 2: SMTP-/Serverdaten hinterlegen

Damit das System die E-Mails versenden kann, musst Du die Zugangsdaten für Dein E-Mail-Konto eintragen:

1. Scrolle im Bereich E-Mail Versand nach unten.
2. Trage folgende Daten ein:

- E-Mail-Adresse
- SMTP-Server (z. B. smtp.dein-mailanbieter.de)
- Benutzername (meist identisch mit der E-Mail-Adresse)
- Passwort des E-Mail-Kontos
- Port (z. B. 587 oder 465, je nach Anbieter)
- SSL-Verschlüsselung (Ja/Nein, je nach Anbieter)

3. Speichere die Eingaben.

> ✅ Hinweis: Diese Daten erhältst Du von Deinem E-Mail-Anbieter. Falls Du unsicher bist, wirf einen Blick in den Hilfebereich Deiner E-Mail-Plattform oder frage beim Anbieter nach.

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🚀 Schritt 3: Testversand durchführen

Bevor der automatische Versand aktiv wird, solltest Du einen Test machen:

1. Klicke auf „E-Mail Test“.

2. Warte, bis die Test-Mail in Deinem Postfach eingeht.
3. Prüfe, ob die Mail korrekt ankommt und die gewünschten Anhänge enthalten sind.

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🛑 Schritt 4: Versand deaktivieren

Falls Du den Versand nicht mehr nutzen möchtest:

• Entferne einfach die eingetragene E-Mail-Adresse im Feld „An diese E-Mail Adresse senden“.
  
• Sobald das Feld leer ist, ist der automatische Versand deaktiviert.

> ⚠️ Wichtig: Es gibt keine separate Deaktivierungsfunktion – das Löschen der Adresse genügt.

📝 Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Festlegung der Provision für Kellner

In dieser Anleitung erfährst Du, wie Du im Kassensystem festlegst, auf welcher Basis die Provision für Deine Kellner berechnet wird.

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📅 Schritt 1: Kassenbereich öffnen

1. Melde Dich im Backoffice Deines Kassensystems an.
2. Gehe im Menü zu Hauptmenü → Stammdaten → Kassen.

3. Wähle den gewünschten Kasseneintrag aus.

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⚙️ Schritt 2: Provisions-Einstellungen aufrufen

1. Klicke im linken Menü auf den Bereich „Provisionen“.

2. Wähle nun aus, wie die Provision ermittelt werden soll:
- Auf alle Artikel, die vom Mitarbeiter berechnet wurden
- Auf alle Artikel, die vom Mitarbeiter gebont wurden
- Auf alle Artikel der Tische, die vom Mitarbeiter angelegt wurden

3. Optional kannst Du zusätzlich aktivieren:
- Nur die Artikel, für die bereits eine Rechnung erstellt wurde.

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💾 Schritt 3: Einstellungen speichern

1. Klicke oben auf Speichern.
2. Beende den Vorgang mit Beenden, wenn alle Einstellungen korrekt sind.

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✅ Damit hast Du erfolgreich festgelegt, wie die Provision für Deine Kellner berechnet wird.

🧾 Schritt-für-Schritt-Anleitung zur automatischen Zwangsabrechnung der Kasse

In dieser Anleitung zeigen wir Dir, wie Du die automatische Zwangsabrechnung Deiner Kasse einrichtest.
Damit wird die Kasse zu einem festgelegten Zeitpunkt automatisch abgeschlossen.
Optional kannst Du zusätzlich einstellen, dass die Kasse nach der Abrechnung beendet wird und sogar der Kassen-PC herunterfährt.

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⏰ 1. Automatische Abrechnung aufrufen

1. Öffne das Backoffice und gehe ins Hauptmenü.
2. Klicke auf Stammdaten → Kassen → Automatische Abrechnung.


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⚙️ 2. Automatische Abrechnung aktivieren und Uhrzeit festlegen

1. Aktiviere die Option „Die Kasse soll zu einem festgelegten Zeitpunkt abgerechnet werden“.

2. Trage die gewünschte Uhrzeit ein (z. B. 23:59 Uhr).

3. Wähle anschließend aus, welche zusätzlichen Aktionen durchgeführt werden sollen:
- Reports per E-Mail versenden
- Abrechnungen automatisch drucken
- Kasse nach der Abrechnung beenden
- Rechner nach der Abrechnung herunterfahren

> 💡 Tipp: Lege die Uhrzeit so, dass Dein Geschäft zu diesem Zeitpunkt bereits geschlossen ist.

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📅 3. Arbeitstage überspringen (optional)

Du kannst bestimmen, an welchen Wochentagen keine automatische Abrechnung erfolgen soll.
Setze dafür Häkchen bei den entsprechenden Tagen unter „Arbeitsdatum überspringen“.


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💾 4. Einstellungen speichern

Damit Deine Konfiguration aktiv wird:

• Klicke oben auf „Speichern“.
  
• Beende den Vorgang mit „Beenden“, wenn alles fertig ist.

✅ Deine automatische Abrechnung ist jetzt eingerichtet und läuft zu den von Dir festgelegten Zeiten.

🍽️ Anleitung zur Zusammenfassung von Positionen im Kassensystem

In dieser Anleitung erfährst Du, wie Du im Kassensystem einstellen kannst, ob gleiche Positionen beim Tisch- oder Rechnungssplitt automatisch zusammengefasst (kumuliert) werden sollen.

> ⚠️ Wichtiger Hinweis: Durch die Kumulation kann die Auswertung der Mitarbeiteraktivitäten verfälscht werden!

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⚙️ Schritt 1: Zugriff auf die Kumulations-Einstellungen

1. Öffne das Backoffice und gehe ins Hauptmenü.
2. Wähle Stammdaten → Kassen → Kumulation.


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✨ Schritt 2: Kumulationsart auswählen

Im Bereich „Wo sollen die Posten kumuliert werden?“ kannst Du zwischen folgenden Optionen wählen:

• Keine Kumulation durchführen
  
• Beim Tischsplitt (gleiche Artikel werden im Tischsplitt zusammengefasst)
  
• Beim Rechnungssplitt (gleiche Artikel werden im Rechnungssplitt zusammengefasst)
  
• Beim Tisch- und Rechnungssplitt (gleiche Artikel werden in beiden Ansichten kumuliert)

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📜 Schritt 3: Nachfrage vor dem Kumulieren (optional)

Falls Du vor jedem Splitt gefragt werden möchtest, ob die Posten kumuliert werden sollen:

• Aktiviere die Option „Vor jedem Splitt soll gefragt werden, ob die Posten kumuliert werden sollen“.

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✅ Schritt 4: Änderungen speichern

• Klicke oben auf Speichern, um Deine Einstellungen zu sichern.
  
• Fertig – die gewählten Kumulationsregeln sind nun aktiv.

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✅ Damit hast Du festgelegt, wie gleiche Positionen im Tisch- und Rechnungssplitt angezeigt werden.

🗂️ Anleitung zur Eingabe von Taxonomiedaten

In dieser Anleitung erfährst Du, wie Du im Kassensystem die Taxonomiedaten für den Export pflegst. Diese Angaben werden benötigt, um die Kasse eindeutig zu identifizieren.

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⚙️ Schritt 1: Zugriff auf die Taxonomie-Einstellungen

1. Öffne das Backoffice und gehe ins Hauptmenü.
2. Wähle Stammdaten → Kassen → Taxonomie.



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📝 Schritt 2: Daten eintragen

Im Fenster „Taxonomiedaten für den Export“ kannst Du folgende Felder ausfüllen:

• Marke
  
• Model
  
• Seriennummer (wird in der Regel automatisch vergeben)
  
• Beschreibung (frei wählbar, z. B. Standort der Kasse)

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💾 Schritt 3: Speichern

• Klicke oben auf Speichern, um die Eingaben zu sichern.
  
• Fertig – die Taxonomiedaten sind nun hinterlegt.

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✅ Mit diesen wenigen Schritten hast Du die Taxonomie-Einstellungen für Deine Kasse erfolgreich gepflegt.

🧾 Digitale Belege (eBon) und Rechnungen per E-Mail aktivieren

In dieser Anleitung zeigen wir dir, wie du im Kassensystem ganz einfach digitale Belege (sogenannte eBons) sowie den Versand von Rechnungen per E-Mail aktivierst. Das spart Papier, ist umweltfreundlich und erleichtert deinem Gast den Belegzugang.

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🛠️ Schritt-für-Schritt-Anleitung

1️⃣ Backoffice öffnen

1. Öffne zunächst das Backoffice deines Kassensystems
2. Klicke auf Stammdaten und Kassen
3. Gehe links auf ebon/Email

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2️⃣ eBon aktivieren

• In der rechten Fensterhälfte findest du den Bereich „Rechnung digital bereitstellen“.
  
• Aktiviere den Schieberegler neben „eBon aktivieren“, indem du auf den Schalter klickst – er sollte auf „Ein“ stehen.

✅ Damit ermöglichst du es deinem Gast, den Beleg digital statt ausgedruckt zu erhalten.

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3️⃣ Rechnung per E-Mail aktivieren

• Direkt darunter findest du die Option „Rechnung per Email“.
  
• Auch hier klickst du auf den Schieberegler, bis „Ein“ angezeigt wird.

✅ So können Rechnungen direkt per E-Mail an den Gast verschickt werden – ideal für Geschäftskunden oder Stammgäste.

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💾 4️⃣ Einstellungen speichern

• Klicke nun oben links auf „Speichern“, um deine Änderungen zu übernehmen.
  
• Danach kannst du das Fenster mit „Beenden“ schließen.

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✅ Fertig!

Du hast nun erfolgreich den eBon und die Rechnungszustellung per E-Mail aktiviert. Ab sofort kannst du deinen Kunden eine moderne und umweltfreundliche Alternative zum Papierbeleg anbieten!

🏦 Anleitung: VIVA Payment in der PosBill Kasse integrieren

In dieser Anleitung zeige ich dir, wie du VIVA Payment einem bestimmten Arbeitsplatz zuordnest. Diese Einstellung ist notwendig, wenn du ein Kartenterminal über VIVA Payment an einem bestimmten Arbeitsplatz verwenden möchtest. So stellst du sicher, dass Zahlungen korrekt verarbeitet und zugewiesen werden.

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🛠️ Schritt-für-Schritt-Anleitung

1️⃣ Backoffice öffnen

Starte wie gewohnt das „Backoffice“ deines Kassensystems. Gehe dann auf „Stammdaten“ und „Kassen“.

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2️⃣ VIVA Payment Einstellungen aufrufen und aktivieren

• Gehe im linken Menü zu „VIVA Payment“.

➡️ Du gelangst jetzt zu den „VIVA Payment Einstellungen“.

• Schiebe den Schalter auf „Ein“ um VIVA Payment zu aktivieren.

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3️⃣ Kassen-ID & Terminal-ID eintragen

• Im Feld „Kassen-ID“ trägst du eine beliebige Zahl ein.
  
• Die „Terminal-ID“ erhältst du von deinem Zahlungsanbieter (VIVA Wallet).

💡 Hinweis:
Wenn mehrere Terminals vorhanden sind, kann die Terminal-ID auch je Arbeitsplatz definiert werden.
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💾 4️⃣ Speichern und abschließen

• Klicke auf „Speichern“ in der oberen Menüleiste, um deine Eingabe zu sichern.
  
• Danach kannst du das Fenster mit „Beenden“ schließen.

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✅ Fertig!

Die VIVA Kassen-ID ist nun erfolgreich dem gewünschten Arbeitsplatz zugeordnet. Ab sofort laufen Kartenzahlungen über VIVA korrekt über das verknüpfte Terminal – effizient, sicher und zu 100 % zuordenbar.